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Quels protocoles techniques pour optimiser les réunions en visioconférence ?

La visioconférence va se professionnaliser

Avec le télétravail, les mesures sanitaires à respecter dans l’entreprise concernant les réunions physiques, ou encore les nouveaux modes de travail étendu que vont mettre en place les entreprises multi-sites, avec leurs filiales mais aussi leurs partenaires, fournisseurs, clients. Voire pour des formations, démonstrations, Webinars et autres événements clients.
La visioconférence va se professionnaliser. Autant se mettre dans les meilleurs conditions…

Tous les défauts des réunions en présentiel sont aggravés par les outils et par l’absence de communication non verbale. Deux raisons pour ne pas abuser des visioconférences ou des conférences téléphoniques, pour les raccourcir et pour bien les organiser. Car, en plus, à distance vous ne verrez pas vos collègues somnoler ou jouer sur leur écran.

Quelque soit leur finalité, la réussite des visioconférences réside dans la forme et l’organisation : préparation, déroulé et suites.

Nos conseils pour optimiser une réunion en petit comité

  1. Définir la finalité de la réunion
  2. Faire court : si vous ne voulez pas perdre vos participants, préférez des réunions moins longues. Réfléchissez aussi à la pertinence d’une réunion.
  3. Préparer la conférence en amont. Assurez-vous que tout le monde a lu les documents à l’avance. Collectez les questions à l’avance. Si vous êtes participants, lisez bien tout avant.
  4. Envoyer à l’avance un ordre du jour par e-mail. Cela mettra tout le monde dans l’ambiance.
  5. Garder les coordonnées des participants sous la main. Si vous avez besoin de joindre quelqu’un via chat ou sur une ligne fixe pendant la conférence, ce ne sera pas le moment de chercher comment les joindre.
  6. Pendant la réunion, soigner le formalisme, plus que si vous étiez ensemble au bureau. L’attention est plus difficile à capter et à conserver en ligne, évitez donc tout flottement.
  7. Commencer à l’heure : 10’ de retard en ligne perturbent plus les participants qu’en présentiel. Présentez-vous si nécessaire et expliquez les buts de la réunion.
  8. Favoriser les interactions, en vidéo mais aussi à l’aide du chat de l’outil de visioconférence.
  9. Enfin, partager rapidement avec les participants un compte rendu qui comprend les tâches à accomplir avec des dates de rendu et des responsables pour ces tâches.
  10. S’il s’agit de Webinar, séminaire clients à distance, AG, réunion d’actionnaires, de comité de direction, etc

Pour un Webinar, entretiens, comité de direction, etc

Le meilleur conseil est de s’associer à un professionnel qui s’assurera de toute la partie technique

Prépare le protocole de communication, rappelle toutes les informations de base

Peut intervenir au moindre problème

Et d’un point de vue pratique, en télétravail ou depuis son bureau,

Quels sont aussi les principaux conseils à prodiguer ?

En télétravail (voire au bureau, en open space) :

  • S’isoler. Être au calme. Prévenir son entourage.
  • Etre bien assis. Fini la chaise de cuisine ou le fauteuil de jardin dans la veranda où l’on se tortille un peu. -> un siège réglable (et c’est conforme au Code du travail)
  • Regarder son interlocuteur dans les yeux. Fixer La caméra. En surélevant l’ordinateur
  • Un bras de distance entre soi et l’écran pour donner d’espace et éviter l’effet scalp (haut du crâne coupé par le cadre) et évite de se pencher en avant (Pour le côté gros plan).
  • Profondeur de champ, pas de dos collé à un mur qui écrase l’image et rétrécit l’espace. Laisser un peu d’air entre vous et l’ordinateur, mais aussi derrière vous, la caméra va faire le point sur votre visage et naturellement flouter l’arrière-plan.
  • décor en bibliothèque ou flouté
  • Être son chef opérateur Faire le test en allumant sa caméra
  • Bien utiliser la lumière pour avoir une belle image, IDEAL : se positionner face à une source de lumière autant que possible naturelle. Une lampe braquée sur le mur en face pour avoir une lumière indirecte.
  • Dos à une fenêtre, en contre-jour, on devient invisible. Un éclairage de côté, sensation du claire/obscur.
  • Vérifier l’audio (même avec casque)

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